Quy trình hóa là cách gọi mà mình sử dụng để mô tả hoạt động phân tích và bóc tách cho một quá trình hay công đoạn. Vậy tại sao cần phải quy trình hóa mọi thứ? hãy cùng mình tìm hiểu lý do đằng sau!
Quy trình hóa giúp định hình cho đối tượng
Một công đoạn hay một quá trình trong sản xuất, nếu chỉ tập trung vào điểm đầu và điểm cuối, mà không thiết lập rõ ràng về quy trình diễn ra hay cách thức biến đổi để tạo thành, thì rất khó để đảm bảo sự nhất quán, đồng nhất về cách thực hiện hay quy cách tại các thời điểm khác nhau. Nghĩa là đối tượng lúc này không rõ ràng - có thể hiểu ở đây chính là công đoạn, quá trình sản xuất ra sản phẩm, từ đầu A (nguyên liệu) đến đầu B (thành phẩm) có cách thực hiện hay biến đổi không giống nhau, không đồng nhất, dẫn đến việc khó kiểm soát và khó đảm bảo sự đồng nhất về chất lượng ở thành phẩm.
Để dễ hình dung, mình sẽ cho một ví dụ, giả sử có một công đoạn là "Làm chín khoai tây", nếu chỉ quan tâm đến 2 đầu của công đoạn này - nghĩa là đầu A (khoai tây sống) và đầu B (khoai tây chín), mà không thiết lập rõ ràng về cách thực hiện - không quy trình hóa, thì ở một thời điểm người ta sẽ làm chín khoai tây bằng cách luộc, ở một thời điểm khác thì người ta lại dùng cách hấp, cách thức khác nhau dẫn đến chất lượng đầu ra khác nhau, nghĩa là thành phẩm không đồng nhất. Ngoài ra, việc không thiết lập rõ ràng, khiến cho tài nguyên để tạo ra thành phẩm là không giống nhau (tài nguyên có thể là: thời gian, nhiệt độ, công cụ, công sức...).
Quy trình hóa sẽ giúp định hình đối tượng, mà ở đây chính là công đoạn hay quá trình thực hiện cho các hoạt động như sản xuất, vệ sinh, thiết lập... Xóa bỏ sự mơ hồ, thiếu nhất quán và thay thế bằng thứ cụ thể hơn, rõ ràng hơn, có quy cách, có hướng dẫn.
Quy trình hóa giúp định lượng cho đối tượng
Định lượng cho đối tượng, là cách mình gọi việc xác định khối lượng công việc cho một công đoạn hay quá trình, khi bạn đã quy trình hóa, bạn đã phân tích và bóc tách một công đoạn hay một quá trình thành danh sách liệt kê các bước phải làm, các chi tiết cần thực hiện, lúc này bạn sẽ biết được công đoạn đó là đơn giản hay phức tạp, sẽ tiêu tốn bao nhiêu tài nguyên.
Để dễ hình dung hơn, mình sẽ cho ví dụ, giả sử ta có 2 công đoạn là: "Rửa sạch" và "Gọt vỏ", nếu chỉ nghĩ thoáng qua và không có chút tư liệu hay dữ kiện nào về cách bạn sẽ thực hiện ở 2 công đoạn này, thì thật khó để biết nó sẽ tốn bao nhiêu thời gian, hay cái nào mất nhiều công sức hơn, hay sẽ cần những công cụ gì để thực hiện. Khi bạn đã quy trình hóa chúng, chẳng hạn bạn đã quy định rằng công đoạn "Rửa sạch" sẽ cần nước sạch, bàn chải, một công nhân, thời gian trung bình thực hiện, và công đoạn "Gọt vỏ" sẽ cần dao gọt, khay đựng, 2 công nhân, thời gian trung bình để thực hiện... Khi này, bạn sẽ biết cái nào mất nhiều thời gian và công sức hơn, cần bao nhiêu nhân công lao động, cần chuẩn bị từ khi nào, và dự kiến sẽ hoàn thành khi nào.
Quy trình hóa sẽ giúp định lượng đối tượng, mà ở đây chính là công đoạn hay quá trình thực hiện cho các hoạt động như sản xuất, vệ sinh, thiết lập... Xác định rõ các tài nguyên cần thiết, như thời gian để thực hiện, cần bao nhiêu nhân công, có đặc điểm đơn giản hay phức tạp.
Quy trình hóa giúp kiểm soát đối tượng
Thật khó để kiểm soát một thứ không rõ ràng, hay còn mơ hồ về cách thức thực hiện, bạn sẽ không thể kiểm soát hay theo dõi tiến độ của một quá trình, một công đoạn khi chúng chưa được quy trình hóa. Giống như việc bạn sẽ đi từ điểm A đến điểm B mà không có bản đồ, không có kế hoạch rõ ràng về hành trình sẽ đi, hay những nơi sẽ đi qua, khi này bạn không biết mình đang ở đâu, đã đến đâu và đã đi được bao nhiêu % hành trình, liệu đã sắp đến đích chưa.
Để dễ hình dung, mình sẽ cho ví dụ, giả sử ta có công đoạn "Rửa máy", nếu chưa quy trình hóa, công nhân thực hiện sẽ vệ sinh máy móc theo cách thức của riêng họ, theo cách mà họ muốn, có người sẽ vệ sinh theo thứ tự A, có người sẽ vệ sinh theo thứ tự B, có người thực hiện nhanh, có người thực hiện chậm, có người vệ sinh sạch, có người vệ sinh chưa sạch. Khi này, bạn không thể kiểm soát, giám sát, hay theo dõi tiến độ của công đoạn, rằng người công nhân đó đã làm đến đâu, được bao nhiêu % quá trình, đã sắp làm xong chưa, hay còn thiếu cái gì chưa làm, có làm nhanh quá không, hay có làm chậm quá không. Nhưng khi bạn đã quy trình hóa, nghĩa là đã đặt ra quy định, quy cách thực hiện, các bước phải làm, thứ tự thực hiện, thời gian trung bình cho mỗi bước, khi này bạn sẽ biết người công nhân thực hiện đang ở bước nào, đang vệ sinh chi tiết nào, quá trình vệ sinh đã thực hiện được bao nhiêu % công việc, hay đã sắp thực hiện xong chưa, có mất nhiều thời gian quá không. Mọi thứ rõ ràng, có quy cách cụ thể, khiến cho việc giám sát, quản lý, theo dõi trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.
Quy trình hóa sẽ giúp kiểm soát đối tượng, mà ở đây chính là công đoạn hay quá trình thực hiện cho các hoạt động như sản xuất, vệ sinh, thiết lập... Dễ dàng kiểm soát tiến độ thực hiện của quá trình hay công đoạn, rằng đã thực hiện đến đâu, có thực hiện đủ không, thực hiện nhanh hay chậm, dự kiến sẽ hoàn thành khi nào.
Trên đây là toàn bộ nội dung về chủ đề "Tại sao cần phải quy trình hóa?", hy vọng nó đem đến cho bạn những thông tin hữu ích!